Hinter dem Begriff „Flexible Office“ verbirgt sich ein ganzheitliches Konzept zukunftsorientierter Planung von Wissensarbeit, das Komponenten wie Zeit, Prozesse, Funktionen, Kapazitäten und Raum mit menschlichen Bedürfnissen und gesellschaftlichen Entwicklungen in Einklang bringt. Damit sollte sich jedes Unternehmen auseinandersetzen.
Dieter BochGeschäftsführer des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung GmbHiafob deutschland
Die heute noch mehrheitlich geltenden Organisationsformen im Büro stammen in aller Regel aus der Industriegesellschaft. Damals waren sie auch erfolgreich. Arbeit fand an einem fixen Ort zu festen Zeiten statt. Es gab ausgeprägte Hierarchien, starre Abteilungsstrukturen und eine strikte Trennung von Arbeit und Freizeit. Statussymbole wie große Büros und imposantes Mobiliar spielten eine wichtige Rolle.
Heute bestimmt ein stetiger Wandel der Einflussfaktoren Mensch, Organisation und Technik die Ansprüche an Gebäude und Arbeitsplatz und stellt damit Firmen und jeden einzelnen Menschen vor immer neue Herausforderungen. Der technische Fortschritt, das mobile Internet und eine immer stärkere Digitalisierung haben unsere Büroarbeitswelt revolutioniert. Wissensarbeit kann heute, bei entsprechender technischer Ausrüstung, an jedem Ort und zu jeder Zeit erfolgen. Es zählen allein die Ergebnisse, nicht die an einem bestimmten Arbeitsort in nachweislicher Präsenz absolvierten Arbeitsstunden.
Diese neue Situation löst bisher gelernte Raum- und Zeitstrukturen auf und bringt alte Führungsmuster ins Wanken. Der arbeitende Mensch mit seinem Wissen und Können, seiner Kreativität und Begeisterungsfähigkeit steht heute im Mittelpunkt der Bürogestaltung.
Im Rahmen dieser allgemeinen Flexibilisierung rückten ganz bestimmte Aspekte in den Fokus. Dazu gehört zum Beispiel die Zeit- und Entlohnungsflexibilität mit Teilzeitangeboten, flexibler Arbeitszeit und verschiedenen Gratifikationen. Ebenso erwähnt sei die Prozessflexibilität mit fraktalen Unternehmenseinheiten und Qualitätsverbesserungsprogrammen, die Funktionsflexibilität mit Jobrotation oder die Kapazitätsflexibilität mit Kernmannschaften sowie Leih- und Zeitarbeitnehmern.
Die Raumkomponente wurde lange Zeit vernachlässigt. Erst mit den Überlegungen des „Flexible Office“ schenkte man ihr mehr Aufmerksamkeit und sah das noch zu hebende Potenzial. Durchdachte Flexible-Office-Konzepte ermöglichen es, dass die Arbeit dort erfolgt, wo die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse des Mitarbeiters gleichermaßen am besten erfüllt sind. Der klassische Arbeitsplatz gehört somit der Vergangenheit an.
Um diese Platzflexibilität zu realisieren, kommt es wesentlich auf die Ganzheitlichkeit des Ansatzes an. Platzflexibilität wird nur dann zum Erfolg führen, wenn einerseits dem Mitarbeiter für die Erfüllung seiner Aufgaben verschiedene Arbeitsplätze (Büro, Home, Satellites) als Optionen zur Verfügung stehen.
Dynamische Organisation
Andererseits sollen die Arbeitsplätze im Firmengebäude durch ihre Gestaltung den Gedanken des dynamischen Arbeitens – Wechsel zwischen Kommunikation, Konzentration, Entspannen und Aufbauen – fördern. Die verstärkte Konzentration auf den Prozesscharakter der Büroarbeit dient dazu, die herkömmliche Geographie der Arbeit zu verändern und statische durch dynamische Organisation abzulösen.
Bei der Umsetzung der räumlichen Komponente von Flexible-Office-Konzepten sollte man zwei Aspekte besonders im Blick behalten. Zum einen verlangen die Veränderungen ein komplett verändertes Führungsverhalten. Aus Vor-Gesetzten werden Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter bestmöglich mit Ressourcen versorgen und die Rahmenbedingungen des Arbeitens organisieren. In dieser neuen offenen Führungskultur spielen Vertrauen, gegenseitige Rücksichtnahme, aber auch Zielstrebigkeit und Eigenverantwortlichkeit die herausragenden Rollen. Es geht darum, gemeinschaftlich Ziele zu erreichen, also nicht mehr um persönlichen Führungsanspruch und amtsgebundene Privilegien. Das bedeutet einen umfassenden Kulturwandel, der moderiert werden muss.
Zum anderen ist es unerlässlich, die Mitarbeiter aktiv in die Planung einzubinden, damit die neue Arbeitsumgebung später auch gelebt wird. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Betroffenen Verständnis für die Notwendigkeiten entwickeln. Dazu gilt es, transparent zu vermitteln, warum sich etwas verändern soll, was sich konkret verändert und was das für den Einzelnen bedeutet. Ebenso wie die Führungskräfte müssen die Mitarbeiter auf die Reise der Veränderung mitgenommen und aktiv an ihr beteiligt werden. Gelingt das nicht, werden die besten Prozesse und die beste Architektur nicht zum Erfolg führen. Im Unterschied zu den vergangenen beiden Jahrzehnten müssen hier alle Beteiligten – Unternehmensführung, Mitarbeiter, Arbeitsorganisatoren und Architekten – von Anfang an zusammenarbeiten.
Idealtypisch ist ein „Flexible Office“ das Zusammenspiel von Maßnahmen in der Arbeitswelt, um den Anforderungen der Büroarbeitsprozesse bestmöglich gerecht zu werden. Der Raum ist dabei sozusagen seine haptische Komponente. Das „Flexible Office“ erfasst die Anforderungen der modernen Arbeitswelt, gestaltet die Prozesse, die Zusammenarbeit und die Kommunikation und verschafft Unternehmen einen wirkungsvollen Hebel, um zeitgemäßes Führungsverhalten zu etablieren. Richtig umgesetzt ist das ein wichtiger Produktivitätsfaktor im Unternehmen.
Themenübersicht
Best Practise, Seite 32
Flexible Bürobauten, Seite 38
Flexible Arbeitszeitmodelle, Seite 42
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