Perfekte Harmonie

Tobias Enders Geschäftsführer der GMS Global Media Services

Generell orientiert sich ein gelungenes Gesamtkonzept, das Innenarchitektur, Design und Technik verbindet, an den Anforderungen der späteren Nutzer eines Meeting- oder Konferenzraums.

In einem ersten Schritt geht es darum, Anwendungsszenarien zu definieren, damit später sämtliche Teilaspekte der Planung leichter in Einklang gebracht werden können. Wenn die späteren Nutzer des Meeting-Raums aktiv in die Konzeptionierung und Entscheidungsfindung eingebunden sind, lassen sich die geeigneten Grundkomponenten für die Medientechnik wesentlich einfacher identifizieren.

Neben dem Bedarf der Anwender muss im zweiten Schritt der richtige Raum ausgewählt werden. Zu den wichtigsten Kriterien zählen hier naturgemäß Größe und Grundriss. Dabei dürfen aber auch die Feinheiten nicht vergessen werden. So erfordern schwere Displays Wände, die diese Lasten auch tragen können. Zudem werden je nach Sonneneinstrahlung Verdunklungsmöglichkeiten für Fenster oder Glasfronten benötigt. Und die Akustik eines Raums stellt ihre eigenen Anforderungen.

Erst wenn diese Aspekte geklärt sind, rückt die Technik in den Fokus. Die richtige Medientechnik passt sich nahtlos dem Nutzungsverhalten der Anwender an und bietet umfangreiche Möglichkeiten für deren Zusammenarbeit. Abhängig vom geplanten Nutzungsszenario umfasst die Technik einige Kernelemente: Display respektive Projektor, um Inhalte und Präsentationen zu visualisieren, unterschiedliche Mikrofone und Lautsprecher für Audio-Anwendungen sowie Videokonferenzsysteme für die standortübergreifende Zusammenarbeit. Eine integrierte Steuerungstechnik für die einfache Bedienung aller Komponenten rundet das Spektrum ab.

Bei der Auswahl der Medientechnik sollte die Maxime „Keep it simple“ gelten. Oftmals implementieren Unternehmen Lösungen, die völlig am Bedarf der Anwender vorbeigehen. Sie überfrachten die Räume mit Technik, die entweder überflüssig oder zu kompliziert zu bedienen ist, sodass sie die meiste Zeit ungenutzt bleibt. Das bindet nicht nur unnötig Kapital, sondern wirkt sich auch negativ auf eine harmonische und ästhetische Gestaltung eines Raums aus. Zudem steigt die Störanfälligkeit der Technik, je mehr Elemente und Systeme zusammengeschaltet werden.

Der nächste Schritt einer ganzheitlichen Planung berücksichtigt, wie sich die Medientechnik in das Möblierungskonzept integrieren lässt. Dazu eignen sich Möbel, die die einzelnen Technikkomponenten passgenau aufnehmen. Modulare Medienwände etwa lassen sich für unterschiedliche Anwendungsszenarien maßgeschneidert konfigurieren. Dabei sollten die Möbel ausreichend Belüftungsmöglichkeiten aufweisen, damit die technischen Geräte nicht überhitzen. Spezialisierte Full-Service-Anbieter arbeiten eng mit Architekten, Planern, Möbelherstellern, Schreinern und Schlossern zusammen, um Kunden jeden Sonderwunsch zu erfüllen.

Ein kritischer Punkt ist die Verkabelung der Geräte. Lieblos platzierte Geräte und schlecht verlegte Kabel durchkreuzen jedes noch so ausgetüftelte Interieur-Konzept. Zudem weisen Steckverbindungen eine große Störanfälligkeit auf. Drahtlose Wege bieten sich vor allem bei Datenübertragungen als die bessere Alternative an. In der Regel sehen diese Wireless-Lösungen auch sauberer und damit eleganter aus. Demgegenüber eignen sich Kabelverbindungen besser für Anwendungen, die eine große Bandbreite erfordern. Eine Wireless-Übertragung stößt hier gelegentlich an ihre Grenzen. Daher ist es durchaus sinnvoll, beide Verbindungstypen anzubieten.

Da Technikkomponenten gemeinhin einen Lebenszyklus von vier bis sechs Jahren aufweisen, kommt kein Konzept um die Frage einfacher Nachrüstungen herum. Auch hier spielt die Verkabelung eine zentrale Rolle. Weisen die bestehenden Medienmöbel keine flexiblen Kabelwege auf, etwa über einen Doppelboden oder einen Wandkanal, lassen sich Nachrüstungen sowie der Austausch veralteter oder defekter Geräte nur mit großem Aufwand durchführen.

Darüber hinaus kommen immer wieder neue Technologien auf den Markt, die integriert werden müssen. So vereint beispielsweise das „Microsoft Surface Hub“ die Techniklösungen eines Konferenzraums – vom Videokonferenzsystem bis zum Display – und vereinfacht auf diese Weise die Interaktion sowohl innerhalb von Unternehmen als auch mit Partnern und Kunden. Es ist also offensichtlich, dass sich die Anforderungen an einen Konferenzraum wie die verwendete Technik darin ständig verändern. Daher sollte eine gute Raumplanung immer genügend Spielraum für Flexibilität mit sich bringen.