Alles eine Frage guter Planung

Welche Art der Besprechungs- respektive Konferenzräume ist heute noch zeitgemäß, welche Nutzung effizient, welche Auslastung angemessen? Diese Fragen gewinnen in einer Zeit, in der Objekte und Mietflächen immer teurer werden und in der Platzmangel herrscht, zunehmend an Bedeutung. Deshalb erscheint eine möglichst effiziente Flächen- und Raumnutzung wichtiger denn je. Wer heute baut beziehungsweise umbaut, ist daher gut beraten, die für sein Unternehmen notwendigen Faktoren zu prüfen. Dazu zählen Größe, Ausstattung und Atmosphäre, optimale Auslastung sowie alternative Nutzungsmöglichkeiten.

Damit beschäftigte sich unser Büro im vergangenen Jahr im Rahmen einer Analyse für einen großen Pharmakonzern zur Auslastung seiner Besprechungsräume ganz konkret. Sie sollte als Basis für den Neubau eines Kommunikationszentrums dienen. Dazu sollten bestehende Bürostrukturen angepasst und optimiert werden.

Zunächst war es wichtig herauszufinden, ob in dem zu planenden Neubau weitere Meeting-Räume benötigt würden. Das Ergebnis der Analyse hinsichtlich der Belegung vorhandener Konferenzräume überraschte. So galt in dem Unternehmen ein Besprechungs- oder Konferenzraum bereits bei einer Auslastung von 50 Prozent als voll belegt – gerechnet auf einen Zeitraum von 9 bis 17 Uhr, abzüglich Mittagspause.

Das Resultat warf Fragen auf. Deshalb betrachteten wir die Tabelle genauer um herauszufinden, woran das liegen könnte. Wir stellten fest, dass die meisten Meetings, unabhängig von der Raumgröße, morgens und vormittags stattfanden. Die Besprechungen dauerten im Mittel ein bis zwei Stunden.

Dass vor allem der Vormittag für solche Zusammenkünfte so begehrt ist, ist damit zu erklären, dass man frisch und vorbereitet ins Meeting starten kann, ohne vorher durch andere Aufgaben abgelenkt worden zu sein. Zudem hat man nach dem Termin genügend Zeit, die Inhalte zu reflektieren und die aus dem Treffen resultierenden Aufgaben im Lauf des Tages abzuarbeiten.

Ein weiterer Aspekt der Analyse rief Erstaunen hervor. An vier von fünf Tagen schienen die Räume bereits ab zwei gebuchten Terminen voll ausgelastet. Als Ursache dafür sind die Zeiträume zwischen zwei Besprechungen mit einer Dauer von rund 30 bis 45 Minuten zu sehen. Sie dienen dazu, die Zimmer aufzuräumen und für das nächste Meeting vorzubereiten. Das bedeutet aber, dass die Räume in dieser Zeit nicht anderweitig genutzt werden können.

In der Zeit zwischen 12 und 13 Uhr ist Mittagspause. Anschließend fanden weitere Meetings statt, die in der Regel nur eine Stunde dauerten. Als Beispiel sei der Montag aufgeführt. Eine Besprechung war für 14 Uhr angesetzt und sollte um 15 Uhr enden. Nach dem Verabschieden von Besuchern und dem Aufräumen wäre der Raum also ab 15:30 Uhr wieder verfügbar gewesen. Doch er wurde nicht für den Spätnachmittag gebucht.

Erfahrungsgemäß werden Nachmittags- anders als Vormittagstermine nur selten wahrgenommen. Das trifft insbesondere für Unternehmen zu, in denen „nine to five“ gearbeitet wird. Hier ereignen sich nachmittags angesetzte Besprechungen eher selten, denn die Mitarbeiter wollen pünktlich nach Hause. Das würde nicht funktionieren, wenn sich ein Meeting in die Länge zöge. Also versucht man, auf den Vormittag oder frühen Nachmittag auszuweichen.

Manche scheuen sich womöglich, einen Raum für den späteren Nachmittag zu reservieren, weil Führungskräfte gern mal die Abendstunden für ihre Besprechungen nutzen und dann freie Räume vorfinden wollen.

Im Rahmen unserer Untersuchung beschäftigten wir uns auch mit Besprechungsräumen, die eine Auslastung von 70 Prozent aufwiesen. Es ging darum, wie viele Personen sich dort in der Regel treffen. Es war erkennbar, dass beispielsweise ein mittelgroßer, für acht Menschen ausgelegter Besprechungsraum oft nur von zwei bis vier Teilnehmern genutzt wird und damit für größere Gruppen nicht zur Verfügung steht.

Dieses Missverhältnis muss zumindest in offenen Bürostrukturen nicht sein. Vielmehr besteht hier die Alternative, Gespräche weniger Personen – in der Regel Kurzbesprechungen – durch die richtige Raumgestaltung an andere Orte zu verlegen.

Neben kleinen Besprechungsräumen bieten sich dafür Meeting-Zonen in Open Spaces an. Hier geht es darum, dass sie unterschiedliche Gestaltungsqualitäten aufweisen und sich damit für den eher formellen respektive informellen Austausch eignen. Solche Orte sind bereits seit längerem in Bürowelten anzutreffen – etwa in Form von Stehtheken, Teeküchen und Lounge-Zonen.

Wann ist die Nutzung kleiner „Besprechungsorte“ sinnvoll? Eigentlich immer. Vorab gilt es jedoch in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Zusammenkünfte zwingend in geschlossenen Räumen stattfinden müssen. Denn die sollten weitgehend für die formelle Kommunikation, für Personalgespräche oder für kleinere Projektgruppen verfügbar sein. Ob die Teilnehmer aus dem Unternehmen oder von außerhalb kommen, erscheint da zweitrangig.

Weil Räume dieser Größenordnung viele verschiedene Nutzungsmöglichkeiten zulassen, sind sie häufig belegt; zumal hier je nach medialer Ausstattung auch Videokonferenzen stattfinden können. Aber für diese Fälle existieren ebenfalls Alternativen. So lässt sich beispielsweise eine weiter entfernt wohnende Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zu monatlichen Meetings über eine Webcam und für tägliche Kurzmeetings per „facetime“ zuschalten.

Ein kleines Beispiel dafür, was technisch machbar ist. Deshalb verwundert es umso mehr, dass im Zeitalter der Smartphones und Social Networks viele Firmen diese Medien zu selten oder gar nicht einsetzen. Vielmehr zeigt sich, dass selbst fortschrittliche und erfolgreiche Unternehmen oft nicht nach dem heutigen Stand der Technik ausgestattet sind. Wo es aber angesichts des globalen Wettbewerbs darum geht, flexibel, mobil und online zu sein, könnte sich das als Fehler erweisen.

Neben der technischen Komponente kommt es auf die Atmosphäre an, die die verschiedenen Räume und Zonen ausstrahlen. Sie sollten sich in gestalterischer Hinsicht deutlich voneinander unterscheiden. Sie können schrill und auffällig, frisch und modern oder klassisch elegant wirken. Hier ist eine gehobene Ausstattung zwar wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig. Gleichwohl dürfen die ausgewählten Möbel und Materialien nicht qualitativ minderwertig erscheinen.

Für größere Konferenzzimmer gelten andere Kriterien. Sie sind in der Regel Treffen vorbehalten, bei denen es auch darum geht, wie sich eine Firma darstellt. Die Orte sollten die jeweilige Unternehmenskultur repräsentieren und den Besuchern ein Gefühl dafür vermitteln, mit wem sie es hier zu tun haben.

Erfahrungsgemäß werden Besprechungsräume in einer Größenordnung von bis zu zwölf Personen als mittelgroß eingestuft. Genaue Vorgaben gibt es hier allerdings nicht, sodass auch immer das subjektive Empfinden mit darüber entscheidet, wann ein Raum als mittelgroß wahrgenommen wird.

In solchen Räumen finden meist Meetings formeller Natur statt. Daran können interne und externe Personen teilnehmen. Häufig werden sie auch von größeren Projektgruppen frequentiert. Die Ausstattung mit zeitgemäßer Technik ist hier Pflicht. Denn als Unternehmer sollte man damit rechnen, dass externe Konferenzteilnehmer womöglich mit neuesten technischen Werkzeugen arbeiten. Sie erwarten deren reibungslosen Einsatz.

Wegen der in der Regel hohen Zahl Externer muss das Unternehmen in diesen Räumen Wert darauf legen, dass es auch über die Ausstattung sowie die gesamte Raumwirkung positiv wahrgenommen wird. Dazu tragen hochwertige und repräsentative Möbel und Materialien bei, gern auch in etwas ausgefalleneren Varianten. Das Firmenstatement muss eindeutig ausfallen, ohne die Besucher zu überfordern. Im Sinne von „So sind wir“ lässt sich das mithilfe eines besonderen Bodenbelags vermitteln; ebenfalls durch den Einsatz einer außergewöhnlichen Satinierung, durch eine in Farbe und Form raffinierte Deckenausführung oder durch außergewöhnliche Leuchten.

Dagegen steht bei großen Konferenz- und Veranstaltungsräumen Funktionalität ganz oben auf der Liste der zu erfüllenden Eigenschaften. Sie dienen ausschließlich der formellen Kommuni-kation, egal ob sie von internen oder externen Teilnehmern genutzt werden. Dass sich an einer großen Konferenzanlage ein Team zusammenfindet, das nur aus internen Mitgliedern besteht, dürfte hier eher die Ausnahme bilden.

Vielmehr sind solche Räumlichkeiten für Tagungen, Coachings und andere Veranstaltungen gedacht. Sie eignen sich dafür, an externe Partner vermietet zu werden. Dadurch kann ein Unternehmen, das für sich selbst nur gelegentlich einen Meeting-Raum dieser Größe benötigt, wirtschaftlichen Nutzen daraus ziehen.

Das bedeutet: Wer sich heute einen großen Konferenzraum leisten möchte, muss sicher sein, dass er über ausreichend Kundenkontakte und Teilnehmerfrequenzen verfügt, damit sich die Investition lohnt. Denn nichts ist schlimmer für ein wachsendes Unternehmen, als ungenutzte Flächen vorzuhalten.

Vor diesem Hintergrund und wenn große Veranstaltungen eher selten sind, bietet es sich an, einen großen Konferenzraum aus zwei mittelgroßen Räumen mit einer flexiblen Trennwand zusammenzufügen. Ebenso sinnvoll ist ein Sichtschutz, besonders dann, wenn die Räumlichkeiten auch extern vermietet werden. Hier gilt das Gleiche wie bei den übrigen Komponenten der Innenraumgestaltung: Hochwertig, elegant, funktional und langlebig sollte er sein.

Vor allem sollte man hier auf außergewöhnliche Formen und kräftige Farben verzichten oder nur sehr sparsam einsetzen. Da viele verschiedene Menschen den Raum nutzen, müssen ihn alle als angenehm empfinden. Denn wenn beispielsweise 20 Personen eine gemeinsame Entscheidung treffen sollen, ist das oft schon auf kommunikativer Ebene eine Herausforderung. Da gilt es zu vermeiden, sie durch eine überladene Gestaltung zusätzlich abzulenken oder gar zu irritieren.

Gute Erfahrungen machen Innenraumgestalter damit, ein Motto beziehungsweise einen Namen statt einer Raumnummer zu vergeben. So kann etwa der Besprechungsraum „Berlin“ mit einem schönen Foto der Stadt auf einer großen Wandfläche oder dem Berliner Bären als Skulptur oder abstrahiertes Wandbild erscheinen.

Menschen werden immer miteinander kommunizieren, egal ob real oder digital. Kleine Besprechungsräume werden immer mehr zu „Besprechungsorten“. Sie lassen sich frei auf der Bürofläche verteilen und zum Beispiel durch akustisch wirksame Vorhänge abtrennen. Das kommt heutzutage ebenso häufig vor wie Besprechungen an der Kaffeetheke, in einem Café außerhalb des Büros oder sogar bei einem Spaziergang.

Gleichfalls Bestand haben die großen und mittleren Meeting-Räume, doch müssen sie eine flexible Nutzung gewährleisten. Denkbar sind künftig außerhalb der Hauptfrequenzzeiten Yoga- oder Pilates-Kurse. Und warum sollte man nicht einmal ein freundschaftliches Match an der Konsole austragen? Vielleicht sogar mit dem Kunden nach einem Vertragsabschluss. Schließlich findet Kommunikation nicht nur verbal, sondern auch nonverbal über Blickkontakt, Mimik, Gestik und Körperhaltung statt. Besprechungsräume der Zukunft sollten eine Antwort darauf geben.

Michael Stoz

Vorstandsvorsitzender der auf Architektur und Innenarchitektur spezialisierten Partner AG in Offenburg und Redaktionsbeirats von Mensch&Büro