Beschaffenheit von Conferencing-Räumen. Begegnungsqualität

Der Kommunikationsbedarf in Unternehmen hat zugenommen. Besprechungen finden häufiger und an unterschiedlichen Orten statt. Mit der Frequenz steigen die technischen Anforderungen an diese Räume und Zonen. Dabei sind die grundsätzlichen Erkenntnisse nicht neu. Sie werden aber nach wie vor zu selten umgesetzt.

Was ist davon zu halten, wenn ein Architekt, berühmt geworden durch die Umsetzung der (deutschen) Bürolandschaft in englischsprachigen Ländern in den 1960ern, der vorhandenen Bausubstanz 1983 nur geringe Zukunftsfähigkeit attestiert? Es geht hier um Francis Duffy und seine epochemachende Studie ORBIT Study (ORBIT steht für Office Research: Buildings and Information Technology).

Daran anknüpfend müsste man sich sofort daran machen, einen Zukunftsplan zu erstellen und vor allem umzusetzen, damit die größten Mängel beseitigt und nicht wieder in neue Gebäude eingebaut werden. Ob das allseitige Ignorieren von Duffys wohlbegründeten Empfehlungen am hohen Preis seiner Studie gelegen haben könnte?

Eher nicht. Vielmehr scheint die Ignoranz gegenüber seinen Erkenntnissen im Festhalten tradierter Vorstellungen über die Büroarbeit begründet zu sein. Denn die folgenreichste Änderung, die Duffy vorgeschlagen hatte, thematisierte die Struktur des Bürohauses. Nach seiner Feststellung hatten bereits 1980 fortschrittliche Unternehmen Büros, in denen traditionelle Arbeitsplätze nur noch die Hälfte der Büronutzfläche beanspruchten. Die andere Hälfte belegte gemeinsam genutzte Technik sowie Meetingräume, insgesamt rund ein Viertel der Bruttogeschossfläche.

Rund zwanzig Jahre später erbrachte Michael Brill, Gründer und damaliger, inzwischen verstorbener Präsident der auf Arbeitsplatzplanung und -gestaltung spezialisierten BOSTI Associates (the Buffalo Organisation for Social and Technological Innovation) im US-amerikanischen Buffalo, den Nachweis der Bedeutung dieser Vorstellungen, so jemand ernsthaft daran gezweifelt haben sollte. Demnach beziehen sich zwei der drei wichtigsten Faktoren hinsichtlich Produktivität und Zufriedenheit der Büronutzer auf die Begegnung. Darunter verstand Brill die Förderung informeller Begegnung und Unterstützung von Besprechungen sowie ungestörter Teamarbeit. Aus heutiger Erfahrung könnte man dazu addieren: Störungsfreiheit für die Unbeteiligten. Denn informelle Begegnungen anderer werden als unangenehm empfunden, weil stets mit Geräuschen verbunden.

Nun traf und trifft der von Duffy vorhergesagte organisatorische Wandel die Arbeitswelt stärker als selbst von Science-Fiction-Autoren angenommen. Denn heutzutage sind verrichtungsorientierte Tätigkeiten weitgehend Geschichte. Der Computer und insbesondere das Dokumentenmanagement haben viele bisherigen Arbeiten verschluckt. Dadurch hat die Entscheidungsdichte auch bei Mitarbeitern unterer Hierarchiestufen zugenommen.

Der Zug, der inzwischen ein großes Wegstück in Richtung Dienstleistungsgesellschaft zurückgelegt hat, brachte die Sprachkommunikation – per Telefon oder ohne – an jeden Sachbearbeitertisch. Zugleich hat der Bedarf an zeitnahen Abstimmungen als Folge häufiger Änderungen an Arbeitsverfahren und damit an Training und Ausbildung enorm zugenommen. Und Begegnung heißt darüber hinaus nicht immer, dass sich alle Beteiligten im selben Raum befinden müssen, nicht einmal auf dem selben Kontinent.

Der graue Büroalltag als Klischee hat damit endgültig ausgedient. Conferencing-Situationen dienen vor allem dem Training und der Weiterbildung, dem Erarbeiten, Implementieren und Pflegen neuer Arbeitsverfahren oder der zeitnahen Problemlösung innerhalb eines Unternehmens. Daraus folgt, dass die vorgesehenen Räume – wie immer man sie auch nennt – vorwiegend nahe am Arbeitsplatz, relativ klein und bei Bedarf schnell verfügbar sein müssen.

Da bei den Treffen eher aktiv gearbeitet denn – wie bei Seminaren üblich – zugehört wird, sind eine Technikausstattung wie an den Arbeitsplätzen und ein Großmonitor nötig. Dieser lässt nicht nur den Beamer alt aussehen, sondern macht auch die früher übliche Abdunkelung überflüssig. Idealerweise kann man den Bildschirm von jedem Platz aus per Funk ansprechen. Vorbei die Zeiten der dicken VGA-Kabel, die ohnehin die heutigen Monitorbilder nicht voll übertragen können.

Ebenso unerlässlich ist der Bildschirm für eine Beteiligung aus der Ferne. Wer mit Software-Lösungen der Cisco-Marke WebEx oder Konkurrenzprodukten von Microsoft für webbasierte Videokonferenzen arbeitet, weiß, dass ein Monitor nicht groß und ein Netzwerk nicht schnell genug sein kann.

Auf Luftzufuhr achten

Doch nicht nur Hard- und Software spielen hier eine Rolle, sondern auch die räumlichen Umgebungsbedingungen. So lässt sich bei Konferenzen welchen Inhalts auch immer feststellen, dass selbst die beste Technik und der beste Moderator die Teilnehmer nicht davon abhalten können, sich zuweilen und sogar für längere Zeit von der Arbeit abzuwenden.

Oft liegt das daran, dass der Konferenzraum nicht besonders gut belüftet ist. Während einem Arbeitnehmer generell mindestens 12 m³ Luftraum zur Verfügung stehen müssen, rechnet man bei Meetingräumen mit 3 (!) bis 5 m3. Das hat zur Folge, dass der zulässige CO2-Pegel nach etwa 20 Minuten erreicht ist. Die weitere Wirkung kennt jeder Moderator zur Genüge.

Effiziente Belüftungen haben oft den Nachteil, sich lautstark bemerkbar zu machen. Das wirkt sich in den hier gemeinten Räumen, die manchmal „quiet booth“ oder gar „silent cube“ genannt werden, viel negativer aus als in der sonstigen Büroumgebung. Dürfen übliche Klimaanlagen bis zu 35 dB(A) Lärm emittieren, müssten die Belüftungen von Begegnungsstätten weit darunter bleiben.

Überhaupt ist die Akustik die eigentliche Achillesferse vieler Meetingräume, das betrifft insbesondere die Nachhallzeit. Schallharte Böden, Decken und Wände führen schon in kleineren Räumen zu einer Erhöhung der Nachhallzeit. Allerdings stellen Meetings viel höhere Anforderungen an diesen Wert als jede andere Nutzung. Deshalb sollte die Nachhallzeit in kleinen Räumen bei etwa 0,5 s liegen.

Ähnlich sensibel muss man die Beleuchtung betrachten. Die immer noch übliche Beleuchtung von Büros ist für Meetings klar ungeeignet, weil dort viel mit Tablets und Smartphones gearbeitet wird. Stattdessen bieten Indirektbeleuchtung beziehungsweise großflächige Leuchten, auch mit Leuchtdioden, einen viel besseren Komfort. Sie müssen teilweise abschaltbar sein, da Leinwände und Monitore keine Beleuchtung benötigen.

Generell gilt: Conferencing-Räume sind Stätten für intensive Arbeit und Brutstätten für die Arbeitswelten von Morgen zugleich. Wer sie dort einrichtet, wo gerade mal Platz ist, ignoriert Fakten, die bereits vor Jahrzehnten bekannt waren. Die Gestaltung eines Bürohauses endet nicht bei den Räumen für Conferencing, sie fängt dort an.

Autor Dr. Ahmet E. Çakir