Moderne Buchungssysteme führen nicht nur dazu, dass Besprechungsräume häufiger genutzt werden. Über verschiedene Schnittstellen können zusätzliche Dienstleistungen gemanagt werden. Das erleichtert den Workflow.
Wer kennt das nicht: Alle Konferenzzimmer werden laut Buchungssystem als belegt angezeigt. Doch wenn man das vor Ort überprüft, stehen die vermeintlich besetzten Räume häufig leer oder sind anderweitig belegt. Das lässt sich mithilfe einer Raumverwaltungssoftware ändern. Sie reduziert Leerstandsbuchungen, verhindert Doppelbelegungen und lastet die verfügbaren Flächen besser aus. Zudem lässt sich der gesamte Buchungsprozess vereinfachen und die Kommunikation an alle Beteiligten automatisch verlässlich sicherstellen.
Eine solche Raumverwaltungssoftware ist „Book-IT“. Buchungen erfolgen über „Outlook Add-In“, parallel über eine Webseite, beliebige mobile Endgeräte oder direkt an einem elektronischen Türschild. Eingebettet in Outlook kommuniziert das Tool Änderungen oder Stornierungen automatisch.
Eine bildhafte Raumdarstellung samt Auflistung der jeweils verfügbaren Ausstattung erleichtert das Finden eines freien Raums für die entsprechende Personenanzahl. Direkt hinzubuchen lassen sich darüber hinaus verschiedene Dienstleistungen wie Catering, Technik und Bestuhlung.
Zudem ist eine automatische inhaltliche Bestückung von Anzeigesystemen wie Türdisplays, großflächige Monitore oder elektronische Namensschilder möglich. Ebenfalls über elektronische Displays können die Wegeleitung oder Übermittlung zielgruppenrelevanter Inhalte im gesamten Unternehmen gesteuert werden. Solche automatisierten Schritte vereinfachen vor allem die Organisation und Kommunikation von Veranstaltungen. Das verkürzt Informationswege.
Digitale Türschilder zeigen die aktuelle Raumbelegung an. Direkt am Touchdisplay lassen sich Aktivitäten wie Raumbuchung, Verlängerungen der Buchung oder Serviceanfragen ausführen. Durch die „Check-in/Check-out“-Funktion bestätigt der Veranstaltungsorganisator, dass eine Bespre-chung stattfindet. Wird der Check-in nicht betätigt, lässt sich der Raum nach einigen Minuten wieder freigeben.
Fallen Serienbuchungen häufiger aus, kann nach einer mahnenden E-Mail an den Veranstalter die Serie automatisch storniert werden. Die „No-Show Rate“, sprich: der Raum ist gebucht, aber keiner kommt, lässt sich somit deutlich reduzieren. Das gibt Raumkapazitäten für andere Personen frei. Auch wenn eine Besprechung früher endet als geplant, kann der Raum über die Check-in-Funktion wieder freigegeben werden.
Ein um das Display herumgeführtes Lichtband zeigt durch die Farbanzeige auf einen Blick an, ob der Raum frei (grün) oder besetzt (rot) ist. Wahlweise lassen sich auch Farben im Corporate Design des jeweiligen Unternehmens anzeigen.
Alternativ zum elektronischen Touch-Türdisplay kann die „Check-in/Check-out“-Funktion ebenso bei Displays ohne Touch-Funktion mithilfe folgender Instrumente angewendet werden:
- QR-Code auf digitalem Türschild, der mit dem Handy gescannt werden kann
- Batterielose Funkschalter in den Räumlichkeiten, der durch Klick aktiviert wird
- Funk-Präsenzmelder, der auf Bewegung reagiert
- Check-in auf Website
- Anbindung der Gebäudeleittechnik
Wird das Raummanagementsystem um ein entsprechendes Modul erweitert, eignet es sich zudem für das Schulungs- und Event-Management mitsamt Teilnehmerverwaltung. Über ein User Interface im Responsive Design verfügen sowohl Schulungsteilnehmer als auch der Organisator über sämtliche für sie relevanten Informationen zur Teilnahme beziehungsweise Veranstaltungsvor- und Nachbereitung mittels eines Tools.
Über die eigentliche Raumbuchung hinaus lässt sich auch das Besucher- und Parkplatzmanagement einbinden. Davon profitieren externe Besucher, indem sie an der Pforte oder am Empfang durch den Organisator angemeldet werden. Sie erhalten ausgedruckte Besucherausweise und reservierte Parkflächen. Die Verwaltung, Buchung und Abrechnung der Parkplätze erfolgt ebenfalls über die Software.
Solche Raumbuchungssysteme mitsamt ihren Erweiterungen bieten vor allem den Vorteil der Zeitersparnis. Darüber hinaus unterstützen sie dabei, Konferenz- und Bespre-chungszimmer in Unternehmen besser auszunutzen. So ergaben Kundenbefragungen, dass die Raumbelegung durchschnittlich um 38 Prozent verbessert werden konnte. So sagt beispielsweise Alexander Sorg, Geschäftsführer der Nikolaus Sorg GmbH: „Das fühlt sich an, als hätten wir doppelt so viele Besprechungsräume.“
Nicolas Leiser
Geschäftsführer der Nexxt Solutions GmbH & Co. KG in Grünwald
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