Es gibt nur Gewinner

Professor Wilhelm Bauer Leiter des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation und Mitglied des Redaktionsbeirats von Mensch&Büro.

Verfolgt man die aktuelle Diskussion in den Medien und Unternehmen, zeigt sich, dass wir uns mitten im Wandel unserer Arbeitswelt befinden. Mit ihrer Initiative „Arbeiten 4.0“ griff Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles das Thema auf. Sie will technische und soziale Innovationen so zusammenbringen, dass einerseits die Beschäftigten private und berufliche Interessen zufriedenstellend vereinen, andererseits die Unternehmen erfolgreich im Wettbewerb bestehen können. Viele Firmen entwickeln bereits Arbeitssysteme und -welten für ihre Mitarbeiter und verbinden die genannten Ziele.

Eine ganzheitliche Bürogestaltung hat viele Facetten. Zunächst geht es darum, den Beschäftigten herausfordernde sowie ihren Bedürfnissen und Fähigkeiten entsprechende Arbeitsaufgaben und -inhalte anzubieten und diese in Einklang mit den Anforderungen des Unternehmens zu bringen. Das bedarf einer passenden Aufbau- und Prozessorganisation. Hier kommen Projektorganisationsformen und agile Methoden wie Design Thinking oder Scrum zum Tragen.

Überhaupt gehören Agilität und Wandlungsfähigkeit zu den Organisationsformen, über die in Verbindung mit mobilen Arbeitsmodellen und flexibler Arbeitsplatznutzung verstärkt geredet wird. Zugleich rückt die Zusammenarbeit mit Start-ups, Beratern und anderen Wertschöpfungspartnern in den Fokus. Überdies nehmen offenere Organisationsmodelle zu. Das zeigt sich in Form von Coworking-Zentren, Innovation-Hubs und Start-up-Bereichen in etablierten Unternehmen.

Zur „Arbeitsorganisation 4.0“ gehören passende Führungsmodelle, die die wachsende Komplexität, Dynamik, Flexibilität, Mobilität und Diversität der Beschäftigten adaptieren. Es gilt, ältere Beschäftigte, junge Digital Natives und Menschen verschiedenster Kulturen und Weltanschauungen mit ihren vielfältigen Bedürfnissen zu organisieren. Hier kommt es vermehrt auf Kommunikation und Coaching an.

Ein zweiter, immer wichtiger werdender Teil der ganzheitlichen Bürogestaltung ist die professionelle und zeitgemäße Ausgestaltung der Informations-, Kommunikations- und Medientechnik. Dazu zählen immer und überall verfügbarer, breitbandiger Netzzugang, geeignete Endgeräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones. Viele Tätigkeiten erfordern ergänzende Endgeräte wie große Bildschirme, Grafiktablets, zusätzlich eine ergonomische Tastatur und eine Maus.

Ebenso kommt es auf die richtige Software und den Zugang zu relevanten Datenbanken und Portalen an. Das erhöht den Digitalisierungsgrad, etwa durch den Einsatz von Dokumenten- und Workflowmanagement-Systemen. So entstehen Rahmenbedingungen für die virtuelle Zusammenarbeit.

Eine wichtige Rolle spielen Medientechnologien wie Multi-Monitor-Settings an Arbeitsplätzen oder Großbildschirme und Beamer in Konferenz- und Projekträumen. Der Trend geht dahin, Wände und Oberflächen von Tischen mit Großprojektionssystemen zu bespielen, teils mit 3D-Funktionalität. In den Bereichen Design, Produktentwicklung und Marketing kommen solche Systeme verstärkt zum Einsatz und sorgen für neue Interaktions- und Kommunikationsformen.

Der dritte und vierte Gestaltungsbereich adressiert das Gebäude mitsamt Einrichtung. War bislang „der Schreibtisch“ das bestimmende Element, so sind es heute die unterschiedlichsten Raumzonen und Arbeitsplatzangebote. Wir sprechen hier von „We-Spaces“ und „Me-Spaces“. Die Kombination diverser Arbeits- und Bürokonzepte fördert Flexibilität, Offenheit und Transparenz. Das betrifft vor allem Raum- und Arbeitsplatzmodule, die die Zusammenarbeit und Kommunikation unterstützen. Gleichzeitig gilt es, Räume für konzentrierte Einzelarbeit und für Rückzug und Rekreation bereitzustellen. Mit dem Ergebnis, dass Größe und Anzahl der Schreibtischarbeitsplätze abnehmen. Denn genau die Arbeit am Schreibtisch findet immer mehr auch von zu Hause aus statt.

Überdies lässt sich eine Entwicklung hin zu mehr Ergonomie feststellen. Das zeigt sich in höhenverstellbaren Arbeitstischen, smarten Licht-, Raumklima- und Akustiklösungen, einer guten Innenarchitektur und Design.

Mehrwertfunktionen im Büro wie hochwertige Kaffeeautomaten, Tischkicker und Fitnessangebote liegen ebenfalls im Trend. Solche Elemente tragen dazu bei, die digitaler werdenden Büros menschlicher zu gestalten.

Im fünften Gestaltungsbereich geht es um Raum und Arbeitsplatz versorgende Dienstleistungen, die die Büroarbeit unterstützen. Das umfasst Dinge wie Versorgung mit Essen und Getränken, also Coffee Points, Cafeterias und Kantinen, aber auch Gebäudereinigung, Services rund um das Thema Clean Desk oder für die Betreuung von technischen Infrastrukturen. In einer zunehmend entgrenzten Arbeitswelt erfahren auch sogenannte Convenient Services größere Bedeutung. Dazu zählen Reinigungsdienstleistungen, Friseur- und Wellness-Angebote, Sport und Fitness. Hinzu kommt die Betreuung von Kindern und älteren Angehörigen.

Gute Büros tragen zu Unternehmenserfolg und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Schätzen sie ihre Büroumgebung, fühlen sie sich wohler, sind motivierter und erleben eine stärkere Verbundenheit mit ihrem Arbeitgeber. Daher lohnt es sich, Büros ganzheitlich zu gestalten.