Welche Harten und weichen Faktoren zum Wohlbefinden beitragen

Gesundes Büroklima

Abwechslungsreiche Raumzonen, ergonomische Möblierung und qualitätvolle Ernährungsangebote sind wichtige Wohlfühlfaktoren. Wenn dann noch die Atmosphäre stimmt und die Aufgaben passen, steht dem produktiven Arbeiten kaum etwas im Weg.

Autor André Schmidt

Bürosprüchen wie „Unmögliches wird sofort erledigt, Wunder dauern etwas länger!“ sind wir alle schon einmal begegnet. Es gibt unzählige Varianten davon. Manche haben den Chef auf dem Kieker, einige bemängeln das Arbeitspensum und die gestellten Aufgaben, andere nehmen sich die Kollegen vor.

Ihnen allen ist gemeinsam, dass es im Kern um Stressfaktoren geht, die sich aus Über- oder Unterforderung, aus Hierarchiestrukturen, der Arbeitsorganisation und dem Zusammen- oder Gegeneinanderarbeiten im Team ableiten lassen. Und Stress kann, wenn er als negativ empfunden wird, krankmachen. Das führt in der Konsequenz immer häufiger zu Burn-out und Depressionen.

Stress gilt aber nicht als einziger Faktor, der uns im Büro krankmachen kann. Das kristallisierte sich bei unseren Vorüberlegungen für die Konzeption einer Sonderschau auf der Fachmesse Paperworld im Januar nächsten Jahres zum Thema „Das gesunde Büro“ heraus. Wir stellten uns zunächst die Frage, was uns eigentlich krankmacht. Nach eingehenden Recherchen identifizierten wir Bereiche, die entweder zu einem schlechten oder gesunden Büroklima beitragen können. Zusätzlich lassen sich diese sechs Bereiche „Büroraum“, „Möblierung“, „Ernährung“, „Arbeitsweise“, „Kollegen und „Aufgaben“ und die „Arbeit an sich“ einer „weichen“ oder „harten“ Kategorie zuordnen.

Zu den weichen Faktoren zählen die Arbeitsweise, die Kollegen, die Mitarbeiter- und Hierarchiestruktur sowie die eigentliche Aufgabe, für die man verantwortlich ist. Zu den harten Faktoren gehören der Büroraum selbst, seine Möblierung im engeren und weiteren Sinne sowie Ernährungsoptionen für die Mitarbeiter. Ausgehend vom Wissen um die harten und weichen Faktoren und die aufgeführten sechs Bereiche lassen sich bestehende Bürosituationen präziser verbessern oder neue Bürolandschaften entwerfen.

Gutes Arbeitsumfeld

Beispiel Büroraum: Raumakustik, Luftqualität, Beleuchtung beziehungsweise natürliche Belichtung sowie Begrünung sind die wesentlichen Aspekte, die maßgeblich ein gutes Arbeitsumfeld bestimmen. Hinzu kommt eine geschickte Raumaufteilung, um auf die Bedürfnisse von konzentrierter oder kommunikativer Arbeit eingehen zu können.

Was in den vom Quickborner Team geplanten Bürolandschaften in den 60er-Jahren seinen Anfang nahm und sich bis hin zu heutigen Großraumbüros oder Zellenbüros fortsetzt, muss konsequent weitergedacht werden. Heute geht es darum, die Vorteile von Einzel- und Großraumbüros gekonnt zu verschmelzen. Einzelne Zonen anstelle eines großen Raums sind das Ziel. Mittels informeller Meetingbereiche, akustisch geschützter Telefonzellen, Besprechungslounges, Lesezonen und Teamküchen entstehen viele Arbeitsplätze unterschiedlicher Qualität, die die Mitarbeiter abhängig von der momentanen Aufgabe aufsuchen können. Im Idealfall wechseln sie mehrmals am Tag den Arbeitsplatz.

Dadurch soll das dauernde Sitzen an derselben Stelle vermieden werden. Zwar haben reine Steharbeitsplätze ebenfalls Nachteile, aber sie erleichtern es doch deutlich, zu Kollegen zu gehen, um kurz etwas zu besprechen, oder in einen anderen Bürobereich im Gebäude zu laufen. Das fällt vom Sitzen aus schwerer. Umso wichtiger ist es deshalb, die Bequemlichkeit des Sitzens durch möglichst viele Anreize aufzubrechen.

Womit wir beim zweiten Bereich, der Möblierung, angekommen wären. Fast alle großen Büromöbelhersteller haben das Thema Ergonomie verinnerlicht. Davon zeugen zahlreiche Sitzmöbel, die den Körper entweder in die richtige Haltung bringen oder den Benutzer durch gezielte Instabilität zum aktiven Sitzen anregen. Seit erkannt wurde, welche Vorteile das Arbeiten im Stehen bietet, vergrößert sich die Auswahl an Tischen, die von einfachen, mechanisch verstellbaren Modellen bis hin zu elektrisch steuerbaren Exemplaren reicht, die individuelle Höhenprofile speichern können. Neben diesen klassischen Büromöbeln halten immer häufiger alternative Sitz- und Stehgelegenheiten in moderne Büros Einzug. Diese Entwicklung unterstützen Zonenkonzepte, die darauf basieren, dass die Einrichtung der Bürowelt genügend Abwechslung bietet.

Im weitesten Sinne zur Möblierung zählen auch die Tastatur, die Maus und der Bildschirm. In technischer Hinsicht entsteht hier viel Neues. Man denke etwa an Produktentwicklungen wie Meetingwände mit interaktiven Projektionsflächen. Der Übergang von der digitalen Eingabe hin zur direkten Projektion lässt auf eine immer
weiter fortschreitende und nahtlosere Verschmelzung von realer, haptischer Welt und digitaler Oberfläche hoffen. Mit digitalen Stiften bahnt sich diese Entwicklung bereits an.

Ganz und gar nicht digital, aber ebenfalls im Trend liegt das Revival der Büropflanze. Zunehmend mehr Büros geraten fast zum Dschungel und sorgen so zum einen für eine, wenn auch geringe Verbesserung des Raumklimas, zum anderen bilden sie eine wohltuende optische Oase für gestresste Bildschirmaugen.

Als dritter wichtiger Faktor trägt die Ernährung zum gesunden Büro bei. Kannenweise Filterkaffee mit Kaffeesahne und gezuckerte Softdrinks begleiten oft den Büroalltag. Am Freitagabend werden diese Getränke durch viele Gläser Bier und Wein ersetzt – so zumindest das Klischee.

Schlechte Essgewohnheiten tun ihr Übriges. Dabei kann sich die richtige Ernährung effizient und positiv auf das Wohlbefinden auswirken. Wer mit einem ausgewogenen Frühstück im Magen ins Büro kommt, dort auf Zucker und Koffein weitestgehend verzichtet und mittags ein leichtes Essen zu sich nimmt, bleibt länger fit und frisch im Kopf.

Attraktive Teeküchen

Viele Menschen müssen dafür aber ihre Routinen ändern, was sehr schwierig sein kann. Eine attraktive Gestaltung der Teeküche, die schon immer ein sozialer Treffpunkt innerhalb des Büros war, kann das unterstützen. Die Küche eignet sich hervorragend als Kommunikationsraum und für Ad-hoc-Meetings.

Hinzu kommen idealerweise weitere Nahrungsstationen innerhalb des Büros, die Obst, gesunde Snacks und Wasser in der Nähe der Arbeitsplätze bereithalten. Es bietet sich auch hier an, diese Orte als temporäre und informelle Treffpunkte zu verstehen, die wiederum Teil des Zonenkonzepts sind. Diese neuen Orte sollten gleich mehrere Funktionen erfüllen, um eine möglichst flexible Nutzung zu ermöglichen und die Akzeptanz zu fördern.

Nach diesen drei „harten“, also physischen Faktoren, die zum gesunden Arbeiten beitragen, gilt es, sich die „weichen“, in diesem Fall psychischen Faktoren genau anzusehen. Es geht um Menschen und Denkweisen. Sie sind es, die uns „Stress“ machen und zu einer ganzen Palette an körperlichen Problemen führen können. Das betrifft in besonderer Weise die betriebs- beziehungsweise bürointerne Arbeitsorganisation. Arbeitszeiten, das Home-Office, Teamgrößen, Entscheidungstransparenz, Mitbestimmung, Arbeitsbelastung, Über- oder Unterforderung und die eigene Arbeitsdisziplin – alles potenzielle Stressverursacher.

Hier ergibt sich ein großes Potenzial für die Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften hinsichtlich ihrer eigenen Arbeits- und Teamorganisation, aber auch mit Blick darauf, die Kommunikation der Beschäftigten zu fördern. Dabei sind die Transparenz von Entscheidungen und das Sicheingebundenfühlen von hoher Bedeutung für das Wohlbefinden im Team.

Neben einer klaren direkten oder schriftlichen Kommunikation dienen auch Wandflächen für Projektpräsentationen und eine flexible Arbeitsplatzgestaltung dazu, dass sich Teams informell austauschen können.

Zusätzliche Stressfaktoren können zudem im Team selbst entstehen, nämlich dann, wenn die Chemie zwischen den Kollegen und Kolleginnen nicht stimmt. Oder zwischen Chef und Mitarbeitern. Der oft gehörte Satz „Man geht zu einer Firma und verlässt einen Manager“ spricht Bände. Untersuchungen zeigen, wie eine einzelne Person Stress am Arbeitsplatz auslösen kann. Daher verwundert es in vielen Fällen nicht, dass Manager mit ihren spezifischen Führungsqualitäten die entweder geringen oder hohen Krankenstände mitnehmen, wenn sie ein neues und anderes Team leiten.

Mit Coaching-Lehrgängen für das Führungspersonal und teambildenden Maßnahmen lässt sich hier gegensteuern, verbunden mit dem Anspruch, Hierarchiestrukturen zu überdenken, Fehler zuzulassen und Anerkennung auszudrücken. Das gilt für Vorgesetzte ebenso wie für Teams. Der Verbesserung des Büroklimas dient auch das lockere Beisammensein am Freitagnachmittag, ein Teamabendessen oder ein Büroausflug. Dadurch können sich die Kollegen auf persönlicher Ebene besser kennenlernen, was wiederum dazu beiträgt, Konflikte zu verringern. Und die fast schon klischeehafte Tischtennisplatte im Bürogebäude hilft somit nicht nur, den Mausarm zu verhindern, sondern bringt Menschen spielerisch zusammen.

Auch wenn alle genannten Aspekte berücksichtigt werden und durch entsprechende Maßnahmen eine gute Arbeitsatmosphäre entsteht, bleibt ein wichtiger Faktor, ohne den alles hinfällig wird: die Liebe zur Arbeit, der eigentlichen Aufgabe – der Berufung eben. Werden die weichen Faktoren nicht ernst genommen und fehlt dazu noch der eigene Antrieb, kommt es schnell zur inneren Kündigung.

Das muss aber nicht so sein. Durch Fortbildungen lassen sich Mitarbeiter motivieren. Werden ihre individuellen beruflichen Ziele gefördert, können festgefahrene Situationen aufgebrochen und neue Perspektiven entwickelt werden. Wenn die Arbeit wieder Spaß macht und erfüllt, nehmen die betroffenen Mitarbeiter Mängel als weniger belastend wahr und sie empfinden Stress womöglich als positiv. Zwischenmenschliches wird kollegialer und weniger ernst und verbissen angegangen. Das zeigt sich dann darin, dass im Büro gelächelt oder sogar gelacht wird. Der gesundheitliche Wert einer fröhlichen und damit entspannteren Arbeitsatmosphäre ist daher einfach nicht zu unterschätzen.