Ausblick auf das Office 4.0

Cognitive Environments

Schon heute lassen sich individuelle Daten mit Sensoren in Bürogebäuden verknüpfen. Das kann zu einer Arbeitsumgebung beitragen, die stimuliert und motiviert. Es besteht aber die Gefahr des Datenmissbrauchs. Über das Für und Wider muss man diskutieren.

Autoren Dr.-Ing. Stefan Rief, Prof. Dr. Werner Seiferlein, Fraunhofer IAO, Stuttgart

Stellen wir uns vor, dass wir die Daten aus unseren Arbeitssystemen, etwa dem Terminplaner, dem mobilen Device oder einer Smartwatch, mit Sensoren in der räumlichen Umgebung verknüpfen. Dadurch könnte ein intelligentes, selbstlernendes System entstehen, das aus den Einträgen in unserem Kalender, aus unserem Aufenthaltsort und Bewegungsprofil und den genutzten Programmen Hinweise zu unserer aktuellen Aufgabe erhält.

Handelt es sich dabei um eine individuelle Tätigkeit, die unsere volle Aufmerksamkeit und Konzentration erfordert oder um eine gemeinschaftliche Kreativaufgabe?

Stellen wir uns weiter vor, dass die Sensoren unserer Smartwatch Puls, Hautleitfähigkeit und weitere Parameter an das System übermitteln. Oder die eingebaute Webcam mit Emotionserkennung unsere Stimmung erkennt und hieraus während der Aufgabenbearbeitung und danach Rückschlüsse zieht, wie erfolgreich wir diese gelöst haben.

Was, wenn der von uns genutzte Algorithmus immer besser feststellen könnte, was uns guttut, was uns kreativer und schneller macht?

Wenn er damit beginnen würde, unsere Umgebung hinsichtlich der Luftqualität, Beleuchtung, Temperatur, Akustik und Gerüche für anstehende Aufgaben vorzubereiten? Dann würde das Office 4.0 zu einem „Cognitive Environment“, das uns bei der Arbeit stimulieren könnte und das zu unserer Motivation, Gesunderhaltung und zu unserem Wohlbefinden beitragen würde. Könnte so das Office 4.0 aussehen?

Schaut man nur wenige Jahre zurück, wird offenbar, mit welcher Geschwindigkeit und wie massiv die Art und Weise, in der wir zusammenarbeiten und zusammenleben sich infolge der Digitalisierung verändert hat. Das Durchdringen unserer Gesellschaft mit Smartphones, Apps und mobilem Internet, die veränderten Konsum- und Kommunikationsmuster durch soziale Netzwerke, Bewertungsplattformen und Onlineshops zeigen, wie die Entwicklung digitaler Technologien nahezu alle Bereiche unseres Lebens innerhalb kürzester Zeit umgekrempelt hat.

Nun stehen wir an der Schwelle eines weiteren Technologiesprungs in Richtung selbstlernender Softwaresysteme, Stichwort Künstliche Intelligenz (KI). Sie wird auf Basis von Millionen verknüpfter und ausgewerteter Daten, die unaufhörlich von Geräten, Systemen und Sensoren erzeugt werden, fähig sein, präzise, retrospektive Analysen und Interpretationen vorzunehmen. KI kann Prognosen künftiger Bedarfe und Ereignisse erstellen – beispielsweise zur Nachfrage nach spezifischen Produkten zu individuellen Zeiten an besonderen Orten.

Mit diesem Wissen könnten die Systeme wiederum mit anderen Plattformen in Verbindung treten, um die erforderlichen Produkte und Dienstleistungen zu erwerben, zielgerichtet bereitzustellen oder diese zu vermitteln – wie es in der heutigen Plattformwirtschaft längst üblich ist.

Veränderung der Büroarbeit

Digitale Technologien wirken sich massiv auf die Aufgaben- und Tätigkeitsprofile zahlreicher Büro- und Wissensarbeiter aus. Bereits heute wickeln die ersten Versicherungen einfache Schadensfälle „selbsttätig“ ab. Menschen kontrollieren nur noch stichprobenweise.

Je standardisierter die Aufgaben sind, desto einfacher lassen sie sich automatisieren. Viele Aufgaben in der Wissensarbeit bergen erhebliches Potenzial für intelligente Algorithmen. Das betrifft besonders analytische Anteile wie die Auswertung von Daten, auf deren Basis Entscheidungen getroffen oder Konzepte entwickelt werden sollen. Auch planerische oder kreative Aufgaben werden künftig durch parametrische Planungssoftware oder automatisierte Trendrecherchen unterstützt.

Je häufiger intelligente Anwendungen Aufgaben ganz oder teilweise übernehmen, desto mehr Bedeutung kommt der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen zu. Deshalb sollte die Kreativität von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Organisationen stimuliert, deren Motivation erhöht, die Leistungs- und Kooperationsfähigkeit verbessert und deren Wohlbefinden gesteigert werden. Es gilt also, optimale Voraussetzungen zu schaffen.

Räume für Wissensarbeit

Die physische Arbeitsumgebung spielt im Office 4.0 eine essenzielle Rolle für Leistung, Kreativität und Wohlbefinden, die physische und psychische Gesundheit. Die Gründe für eine Renaissance der Raumwirkung sind unter anderem in den Potenzialen der Digitalisierung und Vernetzung zu finden, sprich mit den dort arbeitenden Menschen und deren Daten.

Doch erstmal einen Gedankenschritt zurück. Die physische Umgebung beeinflusst die Wissensarbeit, also komplexe, neuartige und schöpferische Tätigkeiten, stärker als repetitive Routineaufgaben.

Wie groß die Wirkung des Raums auf Menschen ist, zeigt sich zum Beispiel während der Suche nach einer neuen Wohnung. Intuitiv spüren wir, ob wir uns in der besichtigten Umgebung in den kommenden Jahren wohlfühlen könnten; ob wir in den Räumen mit ihren Proportionen, ihrem Lichteinfall und ihrem Ausblick sowie mit den verwendeten Materialien glücklich werden könnten.

Im Privaten messen wir der physischen Umgebung also eine hohe Bedeutung bei. Hingegen scheinen wir beim Arbeiten häufig die Verantwortung dafür oder das Bewusstsein darüber abzugeben. Wie sonst ließe sich die Masse gleichförmiger, ungestalteter Büros erklären, die die Individualität des Menschen und seiner sich verändernden Bedarfe ignoriert?

Für zukünftige Arbeitsumgebungen, die stimulierend wirken und somit zu einem Wettbewerbsvorteil führen sollen, liefern umweltpsychologische Studien wichtige Hinweise: Welche Räume unterstützen die Entwicklung von Ideen, Kreativität, Konzentrationsfähigkeit, die Regeneration oder die Reduktion von Stress?

Beispiel Licht: Das Team um den japanischen Wissenschaftler Yoshio Taniguchi erkannte, dass eine relativ geringe Beleuchtungsstärke von 250 bis 500 lx hilft, Kreativität zu stimulieren. Das trifft ebenso auf einen vergleichsweise hohen Geräuschpegel von 50−70 dB zu, wie der Psychologe Ravi Mehta und seine Kollegen von der University of British Columbia untersuchten. Bereits in den 1990er-Jahren stellten die Psychologen Ann E. Enander und Staffan Hygge fest, dass eine Raumtemperatur von 27 °C bei kreativen Aufgaben positiv wirkt, wohingegen analytische, Konzentration erfordernde Aufgaben besser bei 20 °C gelingen. Andere Untersuchungen zeigten auf, dass spezifische Gerüche dazu beitragen, die kognitive Leistungsfähigkeit zu steigern. Solche umweltpsychologischen Effekte haben viel mit der Digitalisierung, selbstlernenden Systemen und dem Internet der Dinge (IoT) zu tun. Kurz: Mit dem eingangs beschriebenen „Cognitive Environment“.

Risiken und Grenzen

Sicher löst die Vorstellung einer uns optimierenden Arbeitsumgebung bei manchen Menschen Ablehnung und Ängste aus. Was passiert mit meinen Daten? Wer hat die Kontrolle darüber? Wie sicher sind sie? Wo liegen die Grenzen der Leistungsmessung beziehungsweise -stimulation im Büro?

Diese Fragen werden uns in naher Zukunft auf allen gesellschaftlichen Ebenen begegnen, beginnend bei Versicherungstarifen, die an unser Fahrverhalten gekoppelt sind oder bei Saugrobotern, die Daten aus unserer Privatwohnung übermitteln. Deshalb sollte eine gesellschaftliche Diskussion über den Umgang mit Daten stattfinden – unabhängig von Cognitive Environments.

Es lässt sich kaum vermeiden, dass solche Systeme entstehen. Doch wenn sie im positiven Sinne wirken, werden sie auch nachgefragt. Denn kreativ, erfolgreich und gesund zu arbeiten, ist sicherlich eine interessante Zukunftsvision.

www.iao.fraunhofer.de

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